ポイント3
車両等の定員管理・外部依頼を簡素化
現場向けのもう1つ大きな業務としては、車両とその定員管理です。お客様を上手く載せられるように工夫が必要なため、業務としても慎重に確実に行いたいところ。Nutmegなら、ディスパッチ機能を使えば車両管理も楽々対応。定員を見ながら予約の割当ができ、車両ごとのお客様リストも簡単作成。担当するドライバーやドライバーガイドも、リストを見ればスムーズな送迎とご案内につなげることができます。もし送迎や車両を外部に依頼している場合でも、同じ流れの作業で完結できるうれしい機能付きです。
車両の種類・内容を登録して管理
車両を効率的に管理するために、社内外の車両を事前に登録してリスト化。それぞれの定員を設定できるので、後の管理も楽々対応。作ったリストも後から追加や編集ができるので、変更があっても手間なく管理できます。
車両を登録してリスト化
自社で保有している車両や、外部にお願いしている車両を保有リソースとして事前登録。名称に加えて詳細も登録できるので、対応可能なドライバーの種別など入れておくと、後からの内部管理にも活用できます。
車両名
保有している車両名を登録。自社内の管理番号だけではなく、使いやすいように、なんでも名称設定が行えます。車種や利用用途をそのものを登録することともOK。
車両の詳細
車両の詳細を記入できるので、対応できるツアーやドライバーの種別を入れておくことで、内部管理が行えます。車検やメンテナンス日などを入れておけば、車両に関する一括管理も可能。
外部レンタル・委託もOK
車両の登録には、自社保有だけではなく外部レンタルや委託先にも対応。名称や詳細に入れておくことで、後から簡単に予約の割当と直接依頼が行えます。
定員を設定
車両の登録と同時に、定員としてキャパシティの登録が可能。設定したキャパシティに応じて、お客様を割り当てると、その埋まりぐあいを自動計算できる仕組みを利用できます。
キャパシティ設定
登録した車両に対して、キャパシティを定員数として設定が可能。座席数や積載人数を使えるので実態に合わせて利用できます。
各車両別キャパシティ
定員数は各車両別に別々で設定できるので、車両のもつ特徴や違いをそのまま反映可能。
埋まり具合を自動管理
定員を登録しておくことで、ツアー参加のお客様の割当によって、各車両のキャパシティの埋まり具合をシステムが自動管理。
編集や削除も自由自在
一度登録した車両は、既存の名称や詳細、定員数などを変更OK。もちろん新規車両の登録もいつでもOK、不要になった車両は削除することもできます。
車両名や詳細を変更
登録してある車両名や詳細は、いつでも変更可能。変更日以降から新しい名前などで利用できるので、昔の割当は古い情報そのままで確認できます。
定員を変更
登録してある定員数もあとから変更OK。変更した日以後の定員数だけ変わるので、整備による座席数変更もしっかり反映。最新の
定員数を利用してください。
定員数を利用してください。
新規追加・古い車両を削除
後から新規車両はいつでも、いくつでも追加可能。逆に、古くて使わなくなった車両はいつでも削除。もし間違って削除しても、後から同じ車両が作れるので心配不要です。
お客様を割り当てて定員管理
車両を登録したら、後は実際の管理業務へ。ツアー参加当日に使う車両に対してお客様を割り当てして専用リストを作成。車両ごとに定員を見ながら予約の割当ができるので、キャパシティーオーバーすることなく直感的な操作だけで簡単管理。1台で複数のツアー時間に対応する場合でも大丈夫、時間別に対応するリストを別々に作成できます。
車両ごとに予約を割り当て
ツアー参加日のお客様一覧に対して、使用する車両を個々に割当。車両は一覧表示されるので、状況を俯瞰しながら管理が行えます。お客様一覧も内容を見ながら対応できるので、割当業務も楽々対応。
当日の参加リストを表示
車両に割当するためのお客様は、ツアー参加日の参加者リストを一覧で表示。内容も合わせて表示できるので、個々に予約を見ながら割当ができるようになっています。
予約ごとに各車両へ割当
実際にお客様を割り当てる時は、車両別に選択しながら個々に対応。割当時は誤って違う車両を使わないように、車両ごとに個別作業ができるように制御してサポート。
車両ごとに一覧表示
予約を割り当てた後は、各車両別に専用のリストを一覧表示。偏りがないか、重複がないかなどひと目で確認ができます。必要な車両は絞り込みして確認もOK。
車両ごとの定員数を表示
車両に対してお客様を割り当てる時は、事前に設定した車両の定員数と割当人数を見ながら設定。キャパシティーをオーバーしないように、割当に応じて埋まり具合をシステム自動計算してくれます。割当後は、車両リスト一覧で状況を全体的に確認。画面だけで最終確認まで済ませられます。
登録時の定員数を利用
車両の定員は、事前の登録で設定した数値をそのまま利用。各車両ごとに定員数を表示するので、お客様の割当時も一覧を見ながら簡単操作。
割当時に自動計算
各車両にお客様を割り当てると、車両の定員をその場で自動計算。車両のキャパシティーをオーバーしないように、1つずつ確認しながら作業が完了できます。
リストで結果をすぐに確認
お客様の割当結果は、車両ごとの専用リストでひと目で確認可能。偏りがないか、間違っていないかも画面だけで確認が行えます。
複数時間別の表示にも対応
1台で複数のツアーに対応したり、空港送迎のように複数回往復する場合もしっかり対応。それぞれの時間別にリストを作成・表示できるので、間違いなく案内が行えます。定員も時間別に分かれているので、各回ごとに状況を確認しながらしっかり対応可能。
1日複数回稼働に対応
1台で複数のツアーに対応する場合や、空港送迎で何回も往復する場合もちゃんとカバー。それぞれの時間別にお客様の割当ができるようになっています。
時間別にリストを表示
お客様の割当をすると、開始時間別に専用リストを自動で表示。並び替えの手間なく、時系列のデータが画面上で確認できます。
定員数も時間別
登録してある車両の定員数も、時間別にそれぞれ使えるので大丈夫。各区間ごとに載せられる人数を管理できるので、稼働状況をすぐに把握できます。
外部業者への依頼も対応
送迎そのものや、車を外部業者に依頼している場合でも手間いらず。作った車両別の専用リストを、外部依頼へ必要な分だけ表示・加工し、そのまま直接共有できるようになっています。
対象リストを絞り込み
外部に依頼するリストを作りたい場合は、絞り込んだ上で専用のリストが作成が可能。依頼用に複数の車両を見ながら割当できるので、最適化された状態で対象リストを作って管理が行えます。
対象の車両を選択
事前に登録しておいた、外部に依頼するための専用車両を選択。自由につけえられる名前を活用すれば、複数の外部委託先も同時に管理ができます。
表示を絞り込み・複数指定OK
外部向けの車両だけを絞り込んで表示すれば、ミスなく最後まで割当管理が可能。複数の車両も同時に表示できるので、間違いなく確実に進められます。
お客様を割り当て
お客様の割り当ての結果として、外部依頼向けの専用リストを作成。自社車両と同じ作業で割当ができるので、二度手間なく作業が行えます。
依頼リストへ変換
各専用リストができたら、実際に外部委託へ依頼できるように依頼リストへ変換。画面上で必要な項目だけ表示した上でフォーマット化し、PDFでダウンロードすれば添付書類としてそのまま利用可能。別の情報が必要な場合は、csvダウンロードでエクセル加工も大丈夫。依頼リストが完成したら、保存しておくことで後からも確認ができます。
表示項目の選択
外部業者に依頼するために、不要な項目は設定項目から取捨選択。項目の並び替えもドラッグアンドドロップで簡単にできるので、画面上だけで好きなフォーマットに仕上げられます。
PDFダウンロード
作ったフォーマットは、そのまま直接PDFとしてダウンロード可能。直接添付ファイルにしても良し、印刷して渡しても良し。好きなように使えます。
エクセルで加工
外部依頼向けに別の情報を加える必要がある時は、csvでダウンロードすればそのままエクセルとして加工が可能。外部向けにカスタマイズして、依頼リスト化できます。
外部に直接依頼・共有
依頼リストが完成したら、外部へ依頼もシステムがサポート。画面上から外部委託先へ直接メールをすることもできれば、作ったファイルを添付ファイルとして利用することもOK。画面からは複数のアドレスにも一括送信できるので、二度手間なく対応が行えます。
リスト別にメール依頼
作った依頼リストは、画面上から直接メール送信が可能。メールタイトルに日時と時間が自動で挿入、加えてタイトルそのものを自由に変更しても大丈夫。
複数宛先も同時送信
依頼先が複数でも問題なし、画面からのメール送信時に、複数のメールアドレスを同時に指定可能。何度も同じ作業をする手間を省きます。
添付ファイルに利用
作った依頼リストは、従来のメールやLINEなどに直接添付もOK。今まで通りのやり方を崩さずに、業務の効率化が行えます。
まとめ
日常的に発生する車両の管理や外部委託先への依頼は思っているより大変な作業。この膨大な作業を、より注意を払って正確に行うことに工数を割く必要がありました。そこをミスなくスムーズに対応と管理ができるのがゆ、Nutmegのディスパッチ機能のポイント。管理業務の効率化を図った上で、正確なリスト作りや管理を実現します。現場側の確認の手間を削減し、信頼できる案内に繋げることができるため、是非有効に利用してください。