ポイント2
ガイド別の専用リストで楽々対応
現場向けの管理をもっと楽にするなら、ディスパッチ機能を使ったガイド別の専用リストがおすすめ。マニフェストだけでは出来ない、ガイド個人別の管理を実現します。各ガイドのシフト管理なども出来るので、勤務管理やスケジュール管理にも対応。作ったリストは簡単に共有もできるので、作成後の手間もかかりません。
ガイドのシフトを事前登録・スケジュール管理
個別のガイドに向けて対応リストを作るには、個々のガイド管理が必要なところ。紙やエクセルの煩雑な業務をしてるなら、Nutmegのディスパッチ機能を使えば手間を大幅に効率化。個々のガイドの登録にとどまらず、勤務スケジュールも管理。勤務日に応じてアサインリストへ表示されるので、誤ってアサインする心配もありません。
個々のガイドを登録
自社に所属していたり、外部へお願いしている個々のガイドを事前登録すれば、その後の管理が楽々。ガイドの名前や詳細が登録できるので、後からもすぐに内容確認できます。もしガイド個別の連絡先がある場合は、名前に一緒に登録しておけば、何かあってもすぐに連絡可能です。
ガイド別の名前
お願いしているガイドの個人の名前や、依頼している外部会社の名前を登録可能。日本語も英語も使えるので、インバウンド向けに外国人ガイドがいる場合でも統一管理が可能。
ガイドの詳細
内部の管理用にガイドの詳細を登録しておくと、後から一覧で内容がすぐに確認できます。対応可能なツアーリストや、話せる言語、スキル等を入れておくことで、アサイン時に参考利用も。
連絡先も名前と一緒に
ガイド別に連絡先を一緒に管理したい時は、名前に連絡先と一緒に入力するだけで、各専用リストにも表示。何かあった場合でも、連絡先を探さずに、すぐにガイドと連絡が取れます。
勤務スケジュールを管理
個々のガイドの登録が出来たら、次は勤務スケジュールも登録して管理。定型的な勤務期間や勤務曜日、お休みの日なども事前に登録して管理できます。後からも編集出来るので、ちょっとしたシフト管理に使えます。
勤務期間
入社や退社が決めっている自社ガイドや、期間限定のガイドの勤務期間を登録しておけば、後からのシフト管理がより簡単に。
勤務曜日
ガイド別に勤務曜日が決まっていたら、定型的な出社曜日を選択するだけ。土日休みや、平日休みなど表現可能です。
勤務除外日
有給や特別なお休みがある場合も、勤務除外日として事前に指定可能。後からも編集できるので、ちょっとしたシフト管理としても使えます。
勤務スケジュールに応じて自動表示・非表示
登録したガイドの勤務スケジュールに応じて、ツアー参加日で対応できるガイド一覧を自動で表示。非非出勤日や勤務除外日はリストに出てこないので、間違って当日いないガイドにお客様をアサインするミスが起きなくなります。
参加日の出社ガイドを自動表示
指定したツアー参加日を選択すると、当日に出社するガイドを自動表示。登録してある勤務期間や曜日、勤務除外日を考慮してシステムが自動で対応可能なガイドだけを表示してくれます。
ガイドの一覧と担当リスト
ツアー当日に対応出来るガイドを一覧表示。ひと目で誰が出社しているか分かるので、ツアーのアサインやお客様の割当を簡単に行なえます。
ガイド名で絞り込み
ガイドの人数が多い場合など、特定のガイドだけ表示したい場合も大丈夫。ガイド名を指定するだけで、該当ガイドだけ確認可能。複数のガイドも指定できるので、同時に確認もOK。
ガイド別の専用リストを作成
ツアー参加日に出勤しているガイド別にお客様を割り当てすれば、個々のガイド専用の担当リストを自動で作成。誰がどのお客様を担当するかひと目で分かるようので、漏れの確認や重複確認などの手間もなし。1人のガイドが同じ日に複数回のツアーに対応する場合も大丈夫、開始時間ごとに分けて表示します。
出勤ガイド別にお客様を割り当て
当日に出勤するガイドそれぞれに対して、予約内容を見ながらお客様を割当が可能。個人別に順番に割当できるので、ガイドを絞込んだ上で1人ずつ確実に作業が行なえます。
当日のお客様一覧を表示
ガイドを選んで割当を開始すると、当日のお客様一覧を表示。どのツアーにどれだけ予約が入っているか見ながら割当できるので、振り分けも手間なく楽々完了。
個人ガイド別に割当
お客様一覧と予約内容を見ながら、後は個別のガイドごとに割当るだけ。該当の予約を選択するだけで割当ができるので、エクセルのコピー＆ペーストや並び替えのような手間もかかりません。
保存で反映確認
お客様の割当が完了したら、保存することでガイド別の専用リストへ自動反映。表示向けに並び替えたり、フィルターで該当予約だけ選択する手間も必要ありません。
誰が担当するか一目瞭然
ガイド別に割当が終わると、ガイドの一覧とその対応リストを画面上で表示。偏りがないか、間違っていないかなどその場で確認が行えます。割当時も、お客様一覧上で誰が担当するか見えるので、間違って二重にアサインしたりも未然に防ぐことが可能。
ガイド一覧と対応リスト
ガイド別に割当が終わると、個々のガイド別に対応リストを表示。アサインが偏っていないか、定員をオーバーしていないかなどその場で確認が行えます。
割当時の表示
一度予約を割り当てると、お客様の一覧にガイド名を表示。間違えて同じお客様に2人以上アサインしないように、画面を確認しながら確実に割当が行えます。
合計人数を表示
お客様を割り当てた結果、1人のガイドが最終的に何人のお客様をご案内するのかひと目で確認可能。対応の目安確認に使えます。
1日に複数回数のツアーにも対応
1人のガイドが、1日で複数のツアーをご案内する時も場合にもしっかり対応。開始時間別にリストが時系列表示されるので、時間ごとに確認しながらミスなく進められます。空港送迎などの繰り返し発生するようなツアーも迷いなく対応が行えるようになります。
1日に複数回催行
同じ午前と午後のツアーや、空港送迎のように1日に複数回行われるツアーにも完全対応。予約を受け付けた単位で自動表示してくれるので、見やすく管理しやすく。
時間ごとにお客様割当
ガイドに対してお客様を割り当てる時も、時間を見ながらそれぞれ割り当てることが可能。合計人数も時間ごとに表示されるので、その場ですぐ確認が出来ます。
リストも時間別に表示
完成したガイド別のリストも、開示時間別に時系列を整理して表示。各時間ごとに分けて内容を表示するので、確実にお客様をご案内できます。
作った専用リストを楽々共有
個人ガイド別の専用リストが出来たら、当日の案内に使えるように共有しましょう。印刷して配布してもよし、離れたガイドには直接メールすることも可能。画面からも楽に共有ができる機能がついています。
個々のガイド別の専用リストを共有
個人別のお客様リストができたら、お客様対応に向けてガイドへ共有しましょう。リストは時間ごとにも分けられ、間違わないようにそれぞれ別に共有もOK。対象の日時や時間は自動で表示されるので、ミスして違うものを渡す心配もありません。
個人別にリストを共有
画面に表示されている各ガイドごとのお客様リストは、様々な方法で共有が可能。必要な情報も出し分けて並び替えられるので、不要な情報は共有しないこともできます。
時間ごとに分けられる
同じガイドで複数の開始時間がある場合は、それぞれの時間ごとに分けて共有ができます。当日の案内が間違わないように、分かりやすい管理をサポート。
日時・時間などは自動表示
共有するリストには、ツアーの日時や時間をシステムが自動で表示。間違って別の日を共有してもすぐに分かるので、事前のミス防止にも貢献します。
印刷してガイドへ配布
作った個々のお客様リストは、印刷してガイドへ配布すれば、専用リストをもとに当日の案内が可能。印刷前にも、様々な方法でデータが出せるので、見やすい方法を選べます。
PDFで印刷
ガイド別のリストは、それぞれPDFで直接ダウンロードして、そのまま印刷可能。フォーマット化されているので、余計な手間なく印刷して配布が行えます。
csvでエクセル加工
データはcsvでも出力できるので、エクセルで少し加工してから印刷することもOK。個別に必要なデータを足したり、不要なデータを削除した上で印刷して配れます。
画面をそのまま共有
画面の情報をそのまま伝えたい場合は、スクリーン・ショットを取ってそのまま画面ごと共有も大丈夫。印刷せずに、メールやLINEに添付しても使えます。
離れたガイドにも直接共有
印刷して直接配れない場合は、画面上からメールで直接共有することも可能。メールのタイトルも自由に決められるので、状況に応じて好きに使えます。送信先のメールアドレスも追加できるので、複数のアドレスに一括送信も対応。
画面から直接メール送信
各リストは、画面上から直接メール送信が可能。Eメールボタンから必要事項が表示されるので、埋めたら最後に送信ボタンを押すだけ。送信成功や失敗もその場で表示。
メールタイトルは変更可能
リストを送るメールタイトルは、ツアー日時とガイド名を自動表示。表示されているタイトルは好きに変更できるので、状況に応じて必要な項目を足したりして使えます。
複数アドレスも一括指定
1つのリストを1度に複数のアドレスへ送信を行うことも可能。必要なメールアドレスを追加すれば、一括送信してまとめて管理が行えます。
まとめ
Nutmegのディスパッチ機能を使うと、個々のガイド管理や、専用リストを作ってスムーズな案内に繋げることができるのが理解いただけたかと思います。もしこの作業を紙やエクセルでやっていると、人為的なミスが起きたり、重複チェックなどに時間がかかってしまうところ。予約システムを使っての管理なら、確実に素早く割り当てやリスト作成が実現できます。ガイド別のお客様リストを作って、お客様へのより良いご案内に繋げてください。