ポイント1
マニフェストで現場業務を定型化
ツアー当日の対応を行うためには、毎日の事前準備がつきもの。この繰り返し発生する現場業務を上手く定型化できれば、安定したオペレーションを築け、お客様へのスムーズな案内に繋がります。Nutmegの「マニフェスト」機能を使いこなせば、送迎からガイドの案内、受付やチェックインの対応までカバー可能。現場業務の多くを定型化して、手間の削減のみならず、現場での安定したご案内に繋げましょう。
当日のお客様リストを自動作成
ツアー参加日のお客様リストを都度作って配布していませんか？該当日の予約を台帳から集めて、毎回リストを作っていたら手間がとてもかかります。Nutmegのマニフェスト機能なら、当日のリストをシステムが自動で作り、事前に用意されたフォーマットですぐに表示。各担当へに対しても、印刷や共有が簡単にできるサポート機能付き。
参加日のお客様リスト
ツアーに参加されるお客様のリストを、該当する予約を集めて作るのはなかなか大変な作業。ミスがないように二重確認したり、漏れがないか突合せしたり、時間別に並び替えたり非常に手間がかかります。でもNutmegなら、全部システムで自動対応してくれるので、こういった手間が発生しません。
参加日ベースの表示
色々な日に受け付けた予約を、システムが参加日ごとに再度集計して自動表示。日付を選択すると、該当日の予約だけ表示されるので、確認もしやすくミスが起きません。
予約確定だけを集計
予約を管理していると、キャンセルや変更などで、台帳の修正が大変なことに。マニフェストなら、確定した最新の予約だけが選ばれて自動表示されるので、見分ける必要もありません。
開始時間別の表示
複数のツアーがある時は、ツアーの開始時間別に自動で並び替えて表示。開始時間ごとに参加人数やお客様の詳細が表示されるので、見やすくひと目で確認も完了します。
3種類の標準フォーマットをご用意
ツアーの現場管理を行う上で、一般的によく使われる標準フォーマットを最初から提供。フォーマットの種類を選ぶだけで、すぐに使える現場向けの定型な業務管理が始められます。
ドライバー向け
送迎やピックアップに特化したフォーマット。お迎え時間で並び替えられたお客様情報は、当日のピックアップをより簡単に、ミスなく対応することができます。
ガイド向け
ツアー中のガイドに特化したフォーマット。お客様の申込み内容や詳細がひと目で分かり、必要な要約情報のみを表示。案内の再確認や、お客様からの要望、内部向けの対応メモもすぐに確認。
受付向け
ツアー参加の受付やチェックインに特化したフォーマット。どこから来た予約か、代表者が誰か、何名かなどお客様ごとにすぐに確認。当日の支払いがある場合も、支払い金額を分かりやすく表示。
印刷や共有も簡単
作られた当日のお客様リストは、印刷や共有も画面上から簡単に利用ができます。PDFでダウンロードしてそのまま印刷したり、csvでダウンロードして加工してから配布したり、リストを直接メールで送ることも可能。手間なく作ったお客様リストを、手間なく必要へ人へ配布しましょう。
PDFでダウンロード・印刷
開始時間ごとのお客様リストを、そのままPDFにダウンロードして印刷が可能。各担当者へ配布すれば、リストを元にスムーズな案内が行えます。
csvでエクセル加工
リストに補足を加えたり、見せたくない情報を削除したい場合は、エクセルでの加工がおすすめ。リストのデータを直接落とせるので、そのまま編集が行えます。
メールで直接送信
お客様の情報を離れた担当者に送りたい時は、画面上から直接リストをメールで送ることも可能。スマホで見れるので、当日の再確認もその場で楽々。
フォーマットをカスタマイズ
マニフェストに表示される項目は、標準のフォーマットに加えて、自分好みのフォーマットへ自由自在にカスタマイズ可能。各担当者向けや必要な業務単位で、欲しいをプリセットとして事前登録が行えます。作ったプリセットは後からも簡単に編集や削除が可能。使い勝手の良さを追求しています。
好きな項目だけを選択して表示
お客様リストに表示したい項目は、担当者や業務内容によって違うことが多いはず。こんな時は、見たい項目だけを選択して、並び替えて、フォーマットに名前付けが行えるように自由な設計になっています。
見たい項目だけを選択
お客様リストに表示したい項目がある場合は、全体の項目の中から見たい項目だけを選択するだけ。不要なものはチェックを外して、自分だけのフォーマットが作れます。
並び替えも自由
表示する項目も、好きな順番に簡単に並び替え。ドラッグアンドドロップの操作だけで順番を入れ替えられるので、画面を見ながら分かりやすく並び替え。
名前付けしてプリセット化
表示する項目と並び順が決まったら、フォーマットに名前を付けてプリセットとして保存が可能。名前も自由に付けられるので、用途に応じて自由に入力。
作れるフォーマット数に上限なし
フォーマットのカスタマイズは、上限なく必要な分だけ好きに作ることが可能。用途別や業務別など、要望ごとにいくらでも。作ったフォーマットは一覧で確認でき、後はマニフェスト画面で見たいフォーマットを選ぶだけですぐに表示。
必要な分好きなだけ
カスタマイズ数の上限なし、用途や業務に応じて好きなだけ作ることができます。後で紹介するグルーピングと組み合わせれば、見たい情報を瞬時に確認。
一覧で内容確認
作ったカスタマイズフォーマットは、一覧で内容を確認することが可能。どんなプリセットがあるか分かるので、管理も手間なく楽々実施。
見たいフォーマットを選ぶだけ
作ったカスタマイズフォーマットは、お客様リストを表示する時に選ぶだけで自動表示。切替も簡単にできるので、気になるものはその場で確認できます。
後から編集や削除も大丈夫
一度作ったカスタマイズフォーマットのプリセットは、後から内容を変更したり、再度並び替えたり、不要なものは削除することが可能。常に最新に保てるので、余計なフォーマット管理の手間が発生しません。
表示項目の追加・削除
作ったフォーマットに新しい表示項目を追加したり、既存の項目を非表示にしたりも簡単操作でOK。業務の変更や担当の変更があっても、すぐに対応できます。
表示項目の並び替え
項目の追加や削除に伴って、並び替えも再度OK。また、単純に項目を再度並び替えるだけも対応してるので、気にいるフォーマットが見つかるまで何度でも試せます。
フォーマット自体の削除
ツアーや業務の変更で、古いフォーマットを使わなくなった場合は、プリセット自体を削除。一度削除しても、必要になったらまた新しく作れるので、気軽に削除と作成が行えます。
グルーピングで関連ツアーをまとめて表示
1つのツアーで様々なプランを提供したり、途中で合流や離断があるなど、関連するツアーがある場合も多くあるはず。こんな時は、ツアーのグルーピングをすることで、必要な予約をまとめて表示することが可能。グルーピングもいくらでも作れるので、必要なものを用意すれば、より業務を定型化して簡易化。
複数の関連ツアーを1つにまとめられる
1つのツアーで複数プランがある場合や、複数のツアーが途中で合流したり離断するときなど、関連するツアーの予約をまとめてみたいケースは多くあります。こんな時は、ツアーのグルーピングをすることで、関連する予約をまとめて表示。グルーピングもツアーの名前で検索できるので、手間なく設定可能。
関連するツアーを選択
グルーピングは、お客様リストへ一緒に予約を表示したい関連ツアーを選ぶだけ。選択できるツアー数にも上限がないので、必要はものは全部追加OK。多くのプランがあっても大丈夫。
名前で簡単にツアー検索
関連するツアーを選択する時も、ツアーの名前を一部入れるだけで、候補のツアーを絞り込み表示。後は選択するだけなので、探す手間もなく、簡単に設定完了。
グルーピングに名前付け
作ったグルーピングは、それぞれ好きな名前をつけることが可能。確認しやすいように、分かりやすい名前をつけておけば、見たときの表示も直感的に。
グルーピングを選んでお客様を一括表示
作ったグルーピングは、お客様リストの表示画面で選ぶだけ。選択されたグルーピングに関連する予約を統合して一括表示。これを使えばツアー内の細かい動きなども表現できるのです。目的や業務に応じて、使いこなせばより現場対応が簡単に。もし複数ツアーを組み込んだパッケージ商品がある場合は、組み込まれているツアーにすべて自動表示されるので、細かい設定は不要。
予約を統合表示
グループを選択するだけで、グループに紐付いている複数ツアーに関連する予約一括表示。ツアーごとにそれぞれ確認する手間がなくなるので、より業務を簡単に。
途中合流や離断も表現可能
複数のツアーが途中で合流したり、途中で離断したりと複雑な現場管理にも完全対応。カスタマイズフォーマットと組み合わせれば、必要な情報だけですぐに確認できます。
パッケージ商品は自動処理
複数のツアーを1つにまとめたパッケージ商品は、グルーピング化しなくても、組み込まれたツアーに紐付いて常に自動表示。別途専用のグルーピングを作らなくても簡単に管理できます。
後からのツアー追加や削除・グルーピング変更も
一度作ったグルーピングは、後からも自由に変更や削除が可能。新しいツアーを追加したり、古いツアーを削除したり、グルーピングそのものを削除したりと好きなように対応できます。
グルーピングへの追加・削除
新しいツアーができたときに、既にあるグルーピングへ簡単追加。逆に古いツアーをグループから外したい時は、ツアーリストから削除するだけ。
グルーピング名称の変更
より使いやすいように、グルーピングの名称はいつでも変更OK。状況に合わせて名前を付け替えて、変わる現場業務にも合わえて定型化できます。
グルーピングの削除
ツアーや業務の変更で、古いグルーピングを使わなくなった場合は、グループそのものを削除。一度削除しても、必要になったらまた新しく作れるので、気軽に削除と作成が行えます。
まとめ
マニフェストを使うことで、時間や手間がかかる現場業務の大部分を定型化できます。当日の対応をしっかり準備しておけば、ご案内やお客様の対応もよりスムーズになること間違いなし。ツアーに対する「参加体験」を上げることで、満足度向上に確実に繋がります。是非Nutmegのマニフェストを使いこなして、現場業務をより安定したものに変えましょう。