ポイント3
定型的な取引先向け対応を自動化
自社だけではなく、旅行会社や大手予約サイト・OTAを通じて販売されているツアー会社も多いはず。取引先が増えれば増えるほど、関連する予約業務も大変になります。Nutmegでは、こういった取引先向けの予約管理業務を大幅に効率化できる「サイトコントローラー」機能を用意。在庫・空き状況の自動化に加えて、新規予約や予約更新の自動連携、キャンセル連携など便利な機能が揃っています。
在庫・空き状況連携で常に最新
取引先向けの管理で大変なのが、在庫の残りや空き状況の管理。一定の枠を提供していた場合の残数把握や、カレンダークローズで販売停止をしたりなどの細かい業務が必要なところ。Nutmegのサイトコントローラーなら、こういった管理もすべて自動化。業務削減が出来つつ、ミスもなくなるお得な仕組みを提供。
在庫数を自動管理・予約期限まで受け付け
Nutmegで在庫や定員数を管理していれば、繋がっている取引先向けの在庫を一括して自動管理。常に最新の残り枠を提供するので、オーバーブッキングの心配もありません。加えて手仕舞いも自動化できるので、ギリギリまで予約が受けられ売上増加にも貢献。
残りの枠数を自動反映
サイトコントローラーで繋がっている取引先向けには、ツアーごとにあと何人受けられるかをその都度自動で反映して表示。常に最新の状況なので、オーバーブッキングなく、定員ギリギリまで予約を受け付けられます。
予約時にも最終確認
残りの枠数がある場合でも、予約時に必ず申し込めるか最終確認。刻一刻と変化する在庫枠にも、しっかりと対応して予約を受け付けます。共通在庫なら先着順で処理するので、ズレも生じません。
手仕舞いギリギリまで受付
在庫の連携をすると、手仕舞いとなる予約期限も自動で連携。管理の効率化だけでなく、直前予約も取り込めるようになるので、予約率がUPすることも。売上増加にも貢献できます。
催行カレンダーも自動反映
在庫に加えて、ツアーを催行する日となる「催行カレンダー」も自動反映。元々ツアーを行わない日に加えて、急遽不催行にした日や、満席のため販売停止にした日も対応。定員に余裕があっても何かしらの事情で受けられるかわからない時は、リクエスト予約への切替も行えます。
不催行日
ツアー自体を行わない「不催行日」がある場合は、カレンダー連携時に自動で受け付け不可へ。間違って予約を受けることがなくなるので、苦情に繋がる心配もありません。
販売停止・販売再開
満席や特定の事情によって、これ以上予約を受けられない場合は「販売停止」の利用が可能。不催行と同じで、これ以上予約を受け付けなくなり、オーバーブッキングを防止。事情が変わったら販売再開もOK、自動で各社へ反映します。
リクエスト予約切替
定員があっても満員まで受けられない理由がある場合は、リクエスト予約へ切り替えて継続対応も大丈夫。切替後は各社の催行カレンダーにも自動反映されるので、安心して最後まで予約受け付け出来ます。
取引先向けの専用在庫にも対応
旅行会社のパッケージツアーに組み込まれていたり、大手予約サイトから専用の在庫を求められたりしても大丈夫。各取引先向けに専用の在庫枠を設定できるので、他に邪魔されず設定した分だけを専用で利用。専用枠の上限管理が手間な時は、共通在庫と併用すれば自動で切替して、更に予約受け付け。
専用在庫を設定
旅行会社や大手予約サイト向けに、それぞれの専用在庫枠を設定。1社ずつ分けて設定することもできるので、どんな状況にも対応できます。
専用在庫も自動連携
設定した専用在庫は、繋がっている取引先に自動連携。カレンダーや空き状況の処理をすると、在庫に関係なく一括で反映もできるので、個別管理の手間もありません。
共通在庫と併用OK
専用枠の上限を超えても予約を受けたい時も手間いらずで対応可能。上限いっぱいまで受け付けた後は、共通在庫に自動的に切り替わるので管理の必要がありません。
予約連携で入力・更新の手間なし
サイトコントローラーで連携している取引先は、なんと新規予約や予約の更新を自動で取得し、予約台帳へ自動登録。今までやっていた予約台帳への入力の手間がなくなるだけでなく、入力や操作ミスも防止。大幅に業務効率化が行なえます。
新規予約の自動取得・台帳登録
取引先からの新しい予約を都度で取得し、使っている予約台帳まで自動で登録してくれるとっても便利な機能。従来メールや電話・FAXなどで処理していた作業ががなくなるので、大幅に業務の効率化が行えます。入ってきた予約は、問題がないか確認すればOK。メール通知やダッシュボードのタスク管理などのお助け機能も付いてきます。
予約情報を取得
新しい予約が来る度に、サイトコントローラー機能が予約情報を取得。メールや電話・FAXなど、今まで受けていた方法がなくなるので、予約受付業務の処理時間を大幅に削減できます。
自動で予約台帳へ反映
サイトコントローラーで取得したきた予約情報は、そのまま自動で予約台帳まで反映。入力の手間がないことだけではなく、転記ミスや作業ミスがなくなるメリット付き。
問題ないか確認だけ
予約台帳に登録された予約は、内容に問題がないか確認だけすればOK。登録後に自動でメールでお知らせしたり、新規予約だけダッシュボードで確認も出来るお助け機能もあります。
予約の更新・変更も自動対応
一度受け付けた予約に関する更新や変更も、サイトコントローラー機能が自動で処理。新規予約と同様に情報を取得して、台帳へ自動反映。後から管理しやすいように、内容によって挙動を分けているので、間違いなく予約対応が行なえます。
お客様情報の更新
予約に直接影響はない滞在先や連絡先などの「お客様情報」に更新や変更があった時は、自動で取得して既に受け付けた予約内容を台帳へ直接反映。従来の予約をそのままに、確認と対応ができます。
追加オプション・送迎の追加
追加オプションや送迎内容の変更がある場合は、前の予約と比較できるのがポイント。既存の予約を自動キャンセルして、変更後の内容で新規予約を自動作成。改めて変更後の予約への対応ができるので、見過ごすことなくしっかり対応。
日時・人数の変更
日時や人数に変更がある時も、変更後の空き状況に影響が出るため注意が必要。既存の予約を自動キャンセルして、変更後の内容で新規予約を自動作成。もし変更後の内容に事前確認が必要な場合は、予約確定後に前の予約を自動でキャンセルしてくれます。
予約に関連する情報も一部連動
予約に関連して発生する情報も、一部取引先から自動で取得します。取引先側の予約番号に加えて、お客様からの直接的なご要望や、取引先からの注意点を特記事項として表示。都度取引先から連絡を受けなくても分かるので、更に手間がかかりません。
取引先側の予約番号
取引先側でお客様に発行する予約番号やバウチャー番号を、「受付番号」として自動取得。お客様から問い合わせがあったり、参加時にバウチャーを提示した時も簡単に検索・突合せできるようになっています。
お客様からのご要望
お客様からの何か特別な要望がある場合は、特記事項として直接要望を表示したり、取引先のスタッフが記載してくれたりします。要望に対してはコメントの返信を使えば、予約管理から直接返信も可能です。
取引先からの注意点
取引先からのツアー参加にあたっての特別な注意点がある場合は、同じく特記事項として予約詳細へ表示。アレルギーや車椅子参加などの特別対応のリクエストから、キャンペーン適用予約などの補足情報が表示されます。
キャンセル連携で自動対応・在庫更新
ツアーのキャンセル時も、サイトコントローラーで完全対応。お客様都合のキャンセル自動処理に加えて、ツアー会社都合のキャンセルを取引先へ伝えることも可能。キャンセルに伴って在庫を自動で戻して処理するので、キャンセル分を期限ギリギリまで予約受付をすることができます。
お客様・取引先都合のキャンセルを取り込み
お客様や取引先都合でキャンセルがされた場合も、情報を取得して予約台帳まで自動処理。なんとキャンセル料の計算も、ポリシーに基づき自動計算してくれます。後は内容に問題がないか確認するだけなので、キャンセル登録や処理の手間を大幅に削減。予約と同様に、メール通知やダッシュボードからのタスク管理などのお助け機能にも対応。
キャンセル情報を取得
予約後にキャンセルが発生した場合も、サイトコントローラーが情報を自動で取得。予約と同様にキャンセル期限も設けているので、間違って参加の後からキャンセルされる恐れもありません。
予約台帳を自動処理
キャンセル情報の取得に伴って、予約台帳上の予約も自動でキャンセル処理。もしキャンセル料金の対象となる場合は、その料金も、登録したポリシーに従って自動で計算してくれます。
問題ないか確認だけ
自動処理された後は、キャンセルされた予約に問題がないか確認だけ。キャンセル料が正しく計算されているか、調整が必要かなど個別対応も大丈夫。もちろんメール通知やダッシュボードからのタスク管理にも対応。
ツアー会社都合のキャンセルも反映
天候や道路状況などによって、ツアー会社側からキャンセルする必要がありますが、こんな時もサイトコントローラーはキャンセルを取引先まで自動で反映してくれます。都度の連絡がなるなくので、キャンセル後の対応もよりスリム化。後は状況に応じてフォローアップすれば、対応を丁寧にに完結できます。
管理画面から直接操作
Nutmegの管理画面上から直接キャンセル処理するだけでOK。キャンセル時も、キャンセル料金の指定が自由にできるので、内部管理と合わせて一緒に対応が行えます。
取引先にも自動反映
キャンセルした予約は、サイトコントローラーを通じて取引先まで自動反映。大手予約サイトなら、お客様へそのまま直接連絡が行くケースも。タイムリーな案内に繋げられます。
念のためフォローアップも
直前のキャンセルなどがある場合は、状況に合わせて取引先へ個別にフォローアップがおすすめ。状況の説明や今後の対応を話して、丁寧に完結させましょう。
キャンセル分の在庫を自動戻し
キャンセルに伴って、在庫があるツアーはキャンセル分の人数を自動で戻し処理。システムが計算と反映を自動でしてくれるので、手間なく在庫管理が実現できます。戻った在庫枠は、定員上限や予約期限までギリギリ受付。最後まで追加の売上を狙える仕組みになっています。
キャンセル分を在庫へ
キャンセルされた予約に相当する人数を、それぞれのツアーの残り在庫枠へ直接戻し処理。瞬時に反映してくれるので、余計な手間や処理時間や一切発生しません。
反映や計算は自動
ツアーごとのキャンセルの戻し反映と残りの空き数の計算は、もちろんシステムが自動で対応。手間なくミスなく、残りの在庫管理が行なえます。
定員・期限まで受付
戻った在庫枠は、ツアーごとの定員上限や予約期限まで再度予約受付可能。キャンセル分も最後の最後まで予約を受けられるので、機会損失が発生しない仕組みになっています。
まとめ
Nutmegの提供するサイトコントローラー機能を使えば、取引先向けの定型的な業務の大半が自動化できることが理解いただけたと思います。多くの取引先に対してサイトコントローラーを使えば、予約管理業務の半分以上を削減できることも。また、予約内容も自動で登録される分、人事的なミスも削減できるため品質の向上にも繋がります。内部オペレーションが不安定だったり、人員不足のツアー会社は是非ご利用を検討してみてください。