ポイント2
参加案内で問い合わせ削減
予約受付前後の業務で大変なのが、問い合わせ対応。十分なツアー情報を記載していなかったり、不十分な案内のため不明点の問い合わせが多かったりと、四苦八苦されているツアー会社も多いかと思います。Nutmegでは、予約後の参加案内を分かりやすく表示して自動案内するので、余計なお問い合わせ削減に貢献します。ツアー別や、お客様別の細かい対応もしっかりカバー。お客様に安心して参加してもらえるための仕組みを提供します。
ツアー別の参加案内を自動表示
参加案内を行う上で大事なのは、ツアーごとに必要な内容を網羅することです。ツアーごとに案内メールをテンプレートを使うことできますが、内容の更新や管理だけでもかなり大変。Nutmegなら事前に登録された個別のツアー情報を自動で表示しつつ、当日向けの案内も入れられるので、手間なく効果的に案内が行えます。
ツアー別に案内情報を表示
ツアーごとに違う案内内容も、事前に登録したツアー情報から自動で取得して表示するので、常に最新で統一されたご案内が可能です。それぞれの案内テンプレートを作る必要もないので、ツアー情報だけ管理すればOK。二度手間をなくして、統一管理で楽々。
ツアー参加の大事な情報
各ツアー情報として、含まれるもの・含まれないもの・必要事項・制限事項などの「参加にあたって大事な情報」を参加案内へ自動表示。大事な事を伝え忘れないよう、漏れなくご案内が行えます。
参加にあたっての参考情報
ツアー参加のために「参考となる情報」として、服装・持ち物・その他情報も加えて表示。よくある質問と回答を記載しておけば、お客様は参加案内だけ見て自己解決。細かい問い合わせ不要で、お互いに楽々。
キャンセルポリシー
ツアー別に設定したキャンセルポリシーも、「時系列的」に分かりやすく表示。苦情などに繋がりやすいキャンセル料の表示も、明確に表示するので誤解が生まにくくなります。
予約内容を確実にお届け
ツアー個別の参加案内に加えて、お客様が自ら申し込んだ内容も一緒に表示。あれどうだったっけ？といような、お互いの認識が噛み合わなくなることもありません。予約内容を確実に届けることで、余計なお問い合わせ削減に貢献します。
申込み詳細
予約した日時・時間、申し込んだツアーに間違いがないかを改めて表示。お客様が選択した内容をそのまま出すので、予約後の自己チェックにも利用していただけます。
内容と明細
ツアーに付随して申込まれた、追加オプションや送迎の詳細、料金の明細も細かく表示。申込時にお客様が選択した内容そのままなので、確実にサービス内容を伝えることができます。
入力情報
ツアーに参加するための必要情報として、お客様が記入してくれた各情報も一緒に表示。参加者名や連絡先なども含めて、入力してもらった情報を改めて確認してもらいます。
当日の参加方法も追加
ツアーに確実に参加してもらうため、当日の参加方法も分かりやすく表示。指定場所の時間や場所、その詳細とGoogleマップ、何かあった場合の緊急連絡先を表示することで、参加案内だけ見ればすべて分かるようになっています。
集合時間・場所
現地集合や送迎の時間・場所を参加案内の画面上部に明確に表示。他の情報に埋もれることなく、お客様に確実に参加してもらうための情報をお届けします。
場所の詳細とマップ
場所に迷うことなくたどり着いてもらうため、場所をGoogleマップで直接表示できたり、道順・目印や特徴・注意事項を場所と合わせて示します。
緊急連絡先を表示
前日や当日に万が一何かあった場合に、参加案内にだけツアー会社の緊急連絡先と営業時間を表示します。当日に集合時間に間に合わなかったり、時間になってもガイドが現れないなどの不測の事態が起きても大丈夫。
お客様向けコメントで個別対応
ツアーの参加案内をお客様へお知らせした時に、一般的な情報だけではなく、個別のメッセージを送りたい時があります。こんな時はNutmeg内のお客様向けコメントを使うことで、自動的にメッセージを送りつつ、後からの履歴確認や現場への情報共有も同時に可能。事前にフォローアップすることで、問い合わせ削減に繋がるサポート機能。
お客様個別の案内を追加できる
受け付けた予約ごとに、お客様へ個別案内をコメントすることができます。1回1回メールや電話をしなくても、コメントの返信欄に記入するたけで対応可能。書いたコメントも後から追加したり変更も行えます。
予約毎に管理画面から入力
お客様へ個別のメッセージを送る時は、Nutmeg管理画面の専用フォームから、各予約毎にテキストを入力するだけでOK。都度お客様の連絡先は確認しなくて良いので、手間なく個別メッセージが送れます。
好きなコメントでOK
専用のコメント欄も、好きな内容をそのまま入力するだけ。見やすく改行したり、記号を使ったり、別のURLを貼ったりしても大丈夫。日本語だけではなく、英語でも何語でも使えます。
追加や変更も対応
送ったコメントの内容や、いつ操作したかなどの履歴が残るので、後から簡単に確認。その後の追加や変更もできるので、何回でも必要に応じて個別メッセージが送れます。
ご案内メールへ自動表示
記入されたお客様のコメントは、参加案内に記載されてそのままメールを自動送信。後から追加や変更をしても、その都度対応してくれます。。もしお客様が案内メールに直接返信しても大丈夫、ツアー会社までメッセージが届くようになっています。
専用のコメント欄を表示
お客様へのご案内メールには、ツアー会社からのコメント欄を専用に設けて表示します。記入されたコメントは、見やすいこの専用欄に表示されるので、お客様も見逃すことなく確認。
追加・変更の都度表示
コメントを追加したり、後から変更したら、その都度システムがご案内メールを自動送信。お客様は内容を改めて別メールで確認できるので、追加や変更に合わせて適宜最新版を確認可能。
直接返信も大丈夫
ご案内メールにお客様が直接返信してしまった場合も大丈夫、メッセージの内容をツアー会社までしっかりお届けします。その後の対応もコメント欄に入れて管理できるので、管理作業も簡単。
後から確認可能・現場で見れる
個別コメントの対応を行った後は、後から履歴を確認したり、現場向けの情報としてそのまま渡すことも可能。予約管理と同時に現場管理にも役立てられます。
予約詳細に履歴表示
コメントの対応をした都度、いつ誰が送ったか操作履歴に記録が残ります。これを見ればどんな対応をしたかも分かるので、万が一お問い合わせがあっても大丈夫。送った旨案内ですぐ解決。
マニフェストへ表示
お客様へ送ったコメント内容は、現場向けの情報共有としても表示可能。マニフェストの表示項目に含めておけば、必要なスタッフに参考情報として伝えられます。
ディスパッチにも追加OK
もしコメントの内容がお迎えや集合に関わることなら、ドライバーや現場のガイドにも伝えたいところ。マニフェストに加えて、ディスパッチでも、各担当者向けに表示することが可能です。
変更やキャンセル案内・前日リマインドもお任せ
参加直前の変更やキャンセルも自動で参加案内を送付。参加前に改めて情報を確認してもらいたいケースに備えて、参加前日に最新のリマインドメールも送信。問い合わせを削減する仕組みを入れつつ、社内の業務管理の効率化が行えます。
待ち合わせ時間・場所の変更をご案内
現地時間・集合やピップアップ時間・場所が変更になった時も、管理画面の専用フォームから処理することで、自動的にお客様へのご案内に記載してメールを送信。手間を掛けずに正しい案内をサポートします。
管理画面から操作するだけ
集合や送迎の変更がある時は、Nutmegの管理画面の専用フォームから操作をするだけでOK。時間や場所も分かりやすく記入できるようになっています。
操作の都度自動案内
変更のご案内は、操作の都度自動的にしてくれるので、複数回の対応があっても大丈夫。お客様への案内は任せて、重要な予約管理に集中できます。
最新の時間・場所を表示
変更した項目と一緒に、最新のご案内をお客様へお届け。個別コメントと併用もできるので、変更点や理由を書けば、より分かりやすく表示してお伝え。
前日のリマインドメール
予約してから参加まで時間が空いたり、予約の変更や更新が合った場合でも安心。参加日の前日に必ずリマインドメールを送るので、最新の参加案内を最後に確認してもらうことができます。もちろんシステムが自動対応するので、余計なリコンファームなどの業務も削減可能。
参加前の最終確認
ツアーに参加する前に、参加案内を改めて自動でメール送信。予約から参加まで時間が経っていても、確実に必要な情報を改めて伝えられます。手間もかからず、安心の参加サポートを提供しましょう。
現地時間の24時間前
万が一お客様と自社の間に時差があっても心配不要、システムが常に自分達の現地時間の24時間前にリマインドしてくれます。インバウンドからの受け入れを強化したい方も、迷いなく対応ができます。
最新の情報だけ表示
もし同じ予約に対して何回か変更や更新があっても、リマインドはその時点で最新の情報だけ表示。お客様もリマインド情報を確実に確認してツアー参加が行えます。
急なキャンセルもご案内
突然の事情で急にキャンセルをしないと行けない場合もしっかりと対応。キャンセル処理に伴って、必要な案内をお客様へ自動送信します。対応時にキャンセル料も選べるので、状況に応じて柔軟に対応できます。
管理画面からの操作
急なキャンセルをしないといけない場合も、予約毎にNutmegの管理画面の専用フォームから処理をするだけ。キャンセル時にキャンセル料も自由に選べるので、状況に合わせて柔軟に対応。
キャンセルの自動案内
キャンセル処理をすると、お客様へキャンセルの案内を自動的に送信。内容もキャンセルが分かりやすいように工夫されているので、誤解なく伝えることができます。
状況のお知らせもコメントで
キャンセルの理由や状況など、詳しい部分はコメント欄に記載することで、一緒に伝えることができます。もしお客様とすぐに連絡が取れない場合は、コメントを上手く活用しましょう。
まとめ
utmegでは、予約管理のでも大変な問い合わせ削減に向けた機能を、お客様の使い勝手を上げる目的も込めて提供しています。1つ1つの対応はそこまで時間がかからないかもしれませんが、これが積み重なるととんでもない業務量に。実は大幅に効率化できる部分でもあるので、予約管理機能を上手く使って予約業務をスリム化しましょう。結果としてお客様にも分かりやすい案内や表示になるので、お問い合わせ削減だけでなく、満足度の向上にも繋がります。